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MED · Servicios de salud

Agentes que asumen el papeleo asistencial para que los clínicos atiendan

Los clínicos dedican buena parte de cada turno a la documentación, las llamadas y los formularios de las aseguradoras. FreeSeek construye agentes que asumen esta capa administrativa dentro de su historia clínica electrónica y sus canales de mensajería. Las decisiones de diagnóstico y tratamiento siguen en manos de su personal clínico.

Sistemas con los que nos conectamos
EpicOracle Health (Cerner)HL7 FHIRHISPACSLISWhatsApp Business API
Casos de uso Casos
Contexto del sector

Situación actual de las operaciones sanitarias

Hospitales y redes de clínicas han digitalizado la mayoría de sus registros, pero el trabajo en torno a ellos sigue siendo en gran parte manual. Las enfermeras llaman a los pacientes dados de alta a partir de hojas de cálculo. Los médicos redactan los informes de alta fuera de horario. El personal de recepción vuelve a teclear en el HIS los datos de derivaciones recibidas por fax y PDF. Cada paso depende de copiar información entre sistemas que rara vez comparten un modelo de datos común, incluso donde existen interfaces HL7 FHIR.

Los requisitos de las aseguradoras añaden una segunda capa. Las autorizaciones previas, las consultas de codificación y los rechazos de reclamaciones ocupan a los equipos de facturación y obligan a los clínicos a participar en llamadas con los pagadores. Al mismo tiempo, la población con enfermedades crónicas crece y los contratos basados en valor premian resultados medidos meses después de la consulta. Las organizaciones necesitan un contacto continuo con los pacientes entre visitas, y no pueden contratar suficientes enfermeras y coordinadores para ofrecerlo solo por teléfono.

Carga documental de los clínicos

Los médicos pasan horas al día en la historia clínica electrónica, buena parte después de la consulta. La carga documental es una de las principales causas de agotamiento y abandono profesional.

Brechas tras el alta

Las penalizaciones por reingreso y los contratos basados en valor convierten los 30 días posteriores al alta en un riesgo clínico y financiero. La mayor parte del seguimiento aún depende de listas telefónicas manuales.

Fricción con las aseguradoras

Las autorizaciones previas y los rechazos de reclamaciones retrasan la atención y generan reprocesos para facturación. Cada pagador mantiene sus propias reglas, formularios y portales.

Escasez de personal

Enfermeras, codificadores y personal de recepción son difíciles de contratar y retener. El volumen administrativo sigue creciendo mientras la plantilla se mantiene estable.

Ejecución del agente · ejemplo

Vea a un agente resolver una tarea real

Cada paso es una llamada a herramienta sobre sus propios sistemas, registrada y revisable. El resultado pasa a una persona responsable para su aprobación.

Ejecución del agente · ejemplorun_c2a57e
TareaHacer el control de los pacientes dados de alta tras un ingreso por insuficiencia cardíaca en los últimos 7 días.
  1. fhir.query()
    Se encontraron 38 pacientes con alta por insuficiencia cardíaca en los últimos 7 días y se cargaron sus planes de cuidados.
  2. whatsapp.send()
    Se envió el control del día 5. Respondieron 31; 1 refirió un aumento de 2,4 kg en 3 días con nueva hinchazón de tobillos.
  3. ehr.task_create()
    Coincidió con la regla de alarma de cardiología y se abrió una tarea urgente con las mediciones y las palabras del propio paciente.
Resultado · Se escaló 1 paciente a la enfermera de insuficiencia cardíaca para una llamada el mismo día. La enfermera decide los siguientes pasos.
Casos de uso

Cuatro procesos, analizados paso a paso.

Cada caso de uso explica cómo se trabaja hoy, qué asume el agente, dónde aprueba una persona y qué medimos.

MED-1Seguimiento tras el alta y de enfermedades crónicasMED-2Redacción de informes de alta y cartas de derivaciónMED-3Admisión de pacientes y asignación de citasMED-4Apoyo en autorizaciones previas y codificación de reclamaciones
MED-1

Seguimiento tras el alta y de enfermedades crónicas

Un agente mantiene un contacto programado con pacientes dados de alta y crónicos, registra la adherencia y escala las señales de alarma a enfermería.

Nivel de integración Moderado
Piloto típico8–10 semanas
Cómo se hace hoy

Los coordinadores asistenciales trabajan con listas de altas exportadas y llaman a los pacientes uno por uno. Muchas llamadas quedan sin respuesta, las notas se registran en texto libre y un paciente con diabetes o insuficiencia cardíaca puede pasar semanas sin contacto. Los olvidos de medicación y el empeoramiento de síntomas solo se detectan cuando el paciente vuelve a urgencias. La cobertura depende de cuántas llamadas caben en un turno.

Sistemas utilizados
EpicHL7 FHIRWhatsApp Business APIWeComTwilio
Qué hace el agente
  1. Elabora un plan de seguimiento por paciente a partir de las órdenes de alta, el plan de cuidados y la lista de medicación de la historia clínica.
  2. Envía controles programados en el idioma del paciente por SMS, WhatsApp o WeCom, con preguntas de protocolo aprobadas por el equipo asistencial.
  3. Registra como datos estructurados las respuestas sobre toma de medicación, mediciones domiciliarias y síntomas, y escribe un resumen en la historia.
  4. Aplica la lista de señales de alarma definida por los clínicos y deriva de inmediato cualquier coincidencia a la cola de la enfermera de guardia; cuando el protocolo lo indica, recomienda al paciente buscar atención urgente.
  5. Informa cada mañana al coordinador sobre tendencias de adherencia y pacientes no localizados.
Control humano
Una enfermera revisa cada escalamiento y decide la actuación clínica. Los clínicos aprueban los cuestionarios, las reglas de alarma y los umbrales de escalamiento antes de la puesta en marcha y en cada revisión.
Qué medimos
  • tasa de reingreso a 30 días
  • tasa de contacto de seguimiento
  • tiempo desde la alarma hasta el contacto de enfermería
  • tasa de adherencia a la medicación
MED-2

Redacción de informes de alta y cartas de derivación

Un agente prepara borradores de informes de alta y cartas de derivación a partir de la historia para que el clínico responsable los edite y firme.

Nivel de integración Integración profunda
Piloto típico10–12 semanas
Cómo se hace hoy

Residentes y adjuntos elaboran los informes de alta revisando notas de evolución, resultados de laboratorio y cambios de medicación, a menudo horas después de que el paciente se haya ido. Las cartas de derivación se reescriben desde cero para cada especialista. Los informes llegan tarde a atención primaria, omiten resultados pendientes o incluyen listas de medicación que no coinciden con las órdenes finales.

Sistemas utilizados
EpicOracle Health (Cerner)LISPACSHL7 FHIR
Qué hace el agente
  1. Extrae de la historia clínica y del LIS la nota de ingreso, las notas de evolución, los procedimientos, la conciliación final de medicación y los resultados pendientes.
  2. Redacta el informe con la plantilla del hospital y vincula cada afirmación a la nota o resultado de origen.
  3. Señala incoherencias, como un fármaco suspendido que sigue en la medicación domiciliaria o un resultado aún pendiente en el momento del alta.
  4. Prepara la carta de derivación en el formato de la especialidad receptora y adjunta los informes de imagen pertinentes de PACS.
  5. Deja el borrador sin firmar en la bandeja del clínico dentro de la historia clínica, con un registro de cada cambio que este realice.
Control humano
El médico responsable lee, edita y firma cada documento. Nada se envía a un paciente o a otro proveedor sin esa firma.
Qué medimos
  • tiempo desde el alta hasta el informe firmado
  • tiempo de edición del clínico por documento
  • proporción de afirmaciones con fuente vinculada
  • tasa de discrepancias de medicación
MED-3

Admisión de pacientes y asignación de citas

Un agente recopila los datos de admisión, prepara la cola de triaje y reserva la consulta y el horario adecuados según reglas definidas por el personal.

Nivel de integración Moderado
Piloto típico6–8 semanas
Cómo se hace hoy

Las derivaciones llegan por fax, correo electrónico, portal y teléfono. El personal de recepción transcribe datos demográficos y de seguro, reclama documentos que faltan e intuye qué consulta o profesional corresponde. Las citas mal asignadas desperdician huecos de especialistas y las derivaciones urgentes pueden quedar días en un buzón compartido. Las enfermeras de triaje reciben información incompleta y deben llamar al paciente antes de poder priorizar.

Sistemas utilizados
HISEpic CadenceHL7 FHIRe-fax gatewayWhatsApp Business API
Qué hace el agente
  1. Lee las derivaciones y los mensajes del portal y extrae datos demográficos, seguro, motivo de derivación y resultados adjuntos.
  2. Contacta al paciente por el portal o un canal de mensajería para completar formularios de admisión y consentimientos pendientes.
  3. Comprueba que la derivación cumple los criterios de aceptación de cada consulta y redacta una propuesta de prioridad con los datos que la sustentan para la enfermera de triaje.
  4. Propone consulta, profesional y horario según las reglas de cada especialidad, la red del pagador y las preferencias del paciente, y reserva cuando triaje lo confirma.
  5. Envía recordatorios e instrucciones de preparación y cubre las citas canceladas con la lista de espera.
Control humano
Una enfermera de triaje fija la prioridad clínica de cada derivación. El personal confirma las citas de los casos urgentes y de cualquier derivación que el agente no pueda asociar a una regla.
Qué medimos
  • tiempo de derivación a cita
  • tasa de derivaciones incompletas
  • tasa de inasistencia
  • ocupación de agendas de especialistas
MED-4

Apoyo en autorizaciones previas y codificación de reclamaciones

Un agente prepara los expedientes de autorización previa y sugiere códigos con evidencia de la historia para que codificadores y personal de facturación los aprueben.

Nivel de integración Integración profunda
Piloto típico8–12 semanas
Cómo se hace hoy

El personal de facturación consulta las reglas de autorización de cada pagador, copia notas clínicas en formularios de portales y sigue las respuestas en hojas de cálculo. Los codificadores leen episodios completos para asignar códigos ICD-10-CM y CPT y consultan al médico por mensaje cuando la documentación es insuficiente. Muchos rechazos se deben a documentación que existía en la historia pero nunca llegó al pagador.

Sistemas utilizados
Epic ResoluteX12 278/837HL7 FHIRpayer portalsICD-10-CM / CPT code sets
Qué hace el agente
  1. Contrasta los procedimientos y medicamentos programados con los requisitos de autorización vigentes de cada pagador.
  2. Reúne el expediente de solicitud con las notas, imágenes y resultados de laboratorio pertinentes, asociados a los criterios del pagador.
  3. Sugiere códigos ICD-10-CM y CPT para los episodios finalizados, cada uno vinculado a la frase de la nota que lo respalda.
  4. Redacta consultas al médico conformes a la normativa cuando la documentación no justifica la especificidad, sin inducir un código concreto.
  5. Hace seguimiento de envíos y rechazos y redacta recursos con la evidencia que el pagador señaló como ausente.
Control humano
Codificadores certificados aceptan o modifican cada código antes de liberar una reclamación. El personal de facturación envía cada autorización y los médicos responden personalmente a cada consulta de documentación.
Qué medimos
  • plazo de resolución de autorizaciones
  • tasa de rechazo inicial
  • productividad de los codificadores
  • tiempo de respuesta a consultas
Casos

Cómo se han desarrollado los proyectos en este sector.

Casos ilustrativos: combinan varios proyectos típicos y omiten los datos del cliente. Las cifras muestran el rango que buscamos en un piloto.

El seguimiento de insuficiencia cardíaca llega a pacientes que la lista telefónica no alcanzaba

Cliente: Grupo hospitalario regional, 4 hospitales de agudos, línea de cardiologíaRegión: Sur de Europa
84%pacientes contactados en 7 días, frente al 46% anterior
−21%reingresos por insuficiencia cardíaca a 30 días
−35%tiempo de los coordinadores en llamadas rutinarias
Reto

Los reingresos a 30 días por insuficiencia cardíaca superaban la referencia nacional. Dos coordinadores atendían por teléfono unas 300 altas al mes y localizaban a menos de la mitad en la primera semana. Los contactos se registraban en texto libre, de modo que los cardiólogos no veían la evolución del peso ni de los síntomas entre consultas.

Qué construimos
  • Se construyó un agente de seguimiento por WhatsApp y SMS con cuestionarios y reglas de alarma redactados por las enfermeras de cardiología.
  • Las respuestas estructuradas y los resúmenes diarios se escribieron en la historia clínica mediante recursos FHIR Observation.
  • Las respuestas con señales de alarma se derivaron a la cola de enfermería de insuficiencia cardíaca con un estándar de respuesta de 2 horas.
  • Todos los datos se alojaron en un entorno dentro de la UE, con una evaluación de impacto de protección de datos conforme al GDPR.
Plazo: Piloto de 10 semanas en 1 hospital, extendido a los 4 en el mes 6

Informes de alta firmados el mismo día del alta

Cliente: Hospital privado de tercer nivel, 600 camas, medicina interna y cirugíaRegión: CCG
−42%tiempo del médico por informe de alta
71%informes firmados el día del alta, frente al 18% anterior
−30%discrepancias de medicación detectadas en auditoría
Reto

La mediana de firma de los informes de alta era de 3 días después del alta, y los médicos de atención primaria se quejaban de resultados pendientes omitidos. Los residentes dedicaban las tardes a redactar informes. El hospital exigía que cualquier herramienta mantuviera los datos de pacientes en el país y dejara la redacción final al médico.

Qué construimos
  • Se desplegó un agente de redacción dentro de la red del hospital, con lectura de la historia clínica y del LIS mediante API FHIR.
  • Cada frase del borrador se vinculó a su nota de origen y se resaltaron los resultados pendientes y las incoherencias de medicación.
  • Los borradores llegaron sin firmar a la bandeja del médico y todas las ediciones quedaron registradas para revisión de calidad.
Plazo: Piloto de 12 semanas en 2 plantas, producción en el mes 5
Riesgo y cumplimiento

Datos de pacientes, regulación y seguridad clínica

Protección de datos de salud

Los despliegues cumplen HIPAA en Estados Unidos, el artículo 9 del GDPR para datos de salud en Europa y las normas de China PIPL sobre información personal sensible, incluido el consentimiento separado y la localización de datos cuando se exige. Firmamos acuerdos de socio comercial o de tratamiento de datos y mantenemos los datos en la región que elija el cliente.

Limitados al ámbito administrativo

El software que diagnostica o recomienda tratamientos puede considerarse producto sanitario según la política de SaMD de la FDA, la regla 11 del EU MDR y la normativa de la NMPA. Nuestros agentes redactan, recopilan, derivan y recuerdan, y el diagnóstico, la prioridad de triaje y el tratamiento siguen siendo decisiones de clínicos colegiados.

Clínico en el circuito

El contenido clínico solo se envía tras la aprobación de un clínico identificado, ya sea como documento firmado o como protocolo aprobado de antemano. Cada borrador muestra sus fuentes para que los revisores lo verifiquen con rapidez.

Registros de auditoría y escalamiento de alarmas

Cada acción del agente, acceso a datos y aprobación humana queda registrada con usuario, hora y registro de origen. Las reglas de alarma las redactan los clínicos, se escalan de inmediato a una cola atendida y se prueban antes de cada cambio.

Preguntas frecuentes
¿Sus agentes diagnostican a pacientes o recomiendan tratamientos?

No. Se ocupan de borradores de documentación, admisión, citas, seguimiento y trámites con aseguradoras. Todo juicio clínico, incluida la prioridad de triaje, lo realiza su personal colegiado, lo que además mantiene a los agentes fuera del ámbito de los productos sanitarios.

¿Con qué sistemas de historia clínica electrónica se pueden integrar?

Nos integramos con Epic, Oracle Health (Cerner) y plataformas HIS regionales mediante HL7 FHIR, HL7 v2 o API del fabricante. Si no hay API, acordamos con su equipo de TI una extracción de solo lectura.

¿Qué ocurre cuando un paciente comunica un síntoma peligroso?

El agente contrasta la respuesta con las reglas de alarma redactadas por sus clínicos y la deriva de inmediato a una cola de enfermería atendida. Cuando el protocolo lo exige, indica al paciente que busque atención urgente o llame a emergencias.

¿Dónde se almacenan y procesan los datos de los pacientes?

En la región que usted elija, incluido su propio centro de datos o una región de nube local. Las llamadas al modelo se ejecutan en endpoints cubiertos por los mismos acuerdos de datos, y los datos de pacientes nunca se usan para entrenar modelos compartidos.

¿Tiene un proceso parecido?

Envíenos una breve descripción de cómo se hace hoy el trabajo. Respondemos en dos días hábiles.

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